Obstarávanie

Implementácia IS správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy.


Detaily obstarávania

Obstarávateľ:
Národné centrum zdravotníckych informácií
Typ obstarávania:
Tovary
EU fondy:
Nie
Odhadovaná suma(Bez DPH):
186 000,00
Konečná suma(Bez DPH):
122 500,00
Zaplatené:
65.86%
Mena:
EUR
Hlavný CPV kód:
48000000-8
Elektronická aukcia:
Neuvedené
Opcie:
Neuvedené
Rámcová dohoda:
Nie
Použitý postup:
§ 110 ZVO
Jednotka:
ks
Množstvo:
1.0
Počet uzavretých zmlúv:
1

Ponuky vyhodnotené podľa

Kritérium:
Cena s DPH

Opis obstarávania

Funkčná špecifikácia

Implementácia automatizovanej správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka); Všeobecné požiadavky; Systém bude budovaný na báze už existujúceho produktu Fabasoft eGov-Suite pre právnický subjekt s počtom používateľov do 260.; Každý dokument v systéme bude implementovaný ako určitý objekt. Tento objekt bude obsahovať popisné údaje (metadáta - napr. názov dokumentu, dátum vzniku) a samotný obsah (napr. zoskenovaný obraz papierového dokumentu - súbor typu PDF).; Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru (napr. pre definovanie aktérov schvaľovania), zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu.; Používateľské prostredie pre prácu so systémom musí byť riešené prostredníctvom web rozhrania.; Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry.; Systém musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov).; Systém musí umožňovať vkladanie informácií z emailu priamo do štruktúry dokumentov v správe registratúry.; Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka.; Systém musí umožňovať nastavenie individuálnych alebo skupinových prístupových práv.; Systém musí podporovať tzv. Single Sign On, t.j. overovanie používateľa voči Active Directory.; Systém musí poskytovať flexibilný nástroj na evidovanie a aktualizovanie údajov organizačnej štruktúre NCZI, o zamestnancoch, ich pracovných pozíciách a organizačných útvaroch.; Súlad s legislatívou a európskymi štandardmi; Riešenie musí byť implementované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela.; Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 628/2002 Z. z.; Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 410/2015 Z.z.; Riešenie musí byť implementované v súlade s ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi, najmä zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon na ochranu osobných údajov a i. a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela.; Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“.; Správa registratúrnych záznamov a spisov musí byť v súlade s platným registratúrnym poriadkom organizácie.; Záznamy; Systém musí podporovať automatický obeh záznamov v elektronickej forme.; Systém musí umožňovať automatizované evidovanie registratúrnych záznamov z doručených mailov vrátane všetkých príloh (bez viacnásobného pridelenia registratúrneho čísla jednotlivým prílohám).; V procese tvorby odosielaných záznamov musí systém podporovať využitie preddefinovaných šablón.; Obsah záznamov musí byť možné vytárať prostredníctvom textového editora MS Word (kvôli kontrole pravopisu).; Systém musí umožňovať pružne meniť definície šablón vo vlastnej réžii NCZI na úrovni aplikačného správcu.; Systém musí umožňovať výber adresáta z databázy kontaktov. Systém musí umožňovať implementovať kontakty z excelu.; Systém musí umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu.; Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie na org. útvar, pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede, schválenie a odoslanie.; Systém musí umožňovať elektronické parafovanie dokumentov v rámci interných procesov spracovania dokumentu – napr. Schválenie, Zamietnutie a pod.; Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre konkrétny druh záznamu alebo službu.; Systém musí zabezpečovať automatizáciu rutinných činností v súvislosti so spracovaním registratúrnej agendy – t.j. pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi.; Systém musí umožniť, aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu. Systém umožní kópiu záznamu vložiť ako elektronický dokument do ďalších spisov avšak s uvedením správneho uloženia originálu.; Systém musí umožňovať sledovanie procesov a lehôt pre vybavenie podania.; Systém musí umožniť stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok. Záznam bude označený ako zrušený, systém nepovolí výmaz záznamu.; Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok (hromadné tlačenie obálok), interných a externých rozdeľovníkov.; Systém musí podporovať elektronický obeh záznamov – schvaľovanie, podpisovanie, zaslanie na vedomie, vrátenie na dopracovanie, vyžiadanie stanoviska.; Elektronické procesy musia byť konfigurovateľné podľa typu záznamu.; Spisy; Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrnom poriadku organizácie.; Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po archiváciu/zničenie.; Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky.; Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov.; Systém musí umožňovať združovanie súvisiacich alebo nadväzných spisov do spisových zväzkov.; Systém musí podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku.; Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho plánu.; Systém musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu.; Systém musí umožniť delimitáciu spisu.; Práca s dokumentmi; Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov.; Systém musí podporovať funkciu Drag&Drop pri importe dokumentov.; Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty.; Tlačové zostavy a reporty; Systém musí umožniť automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme, evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry.; Systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry – možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov spisové obaly zostava pre presun spisov do RS, zostavy pre vyraďovanie.; Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku.; Spisové obaly musia byť vytvárané prostredníctvom preddefinovanej šablóny.; Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolingové účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov).; Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie.; Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu .; Zastupovanie; Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov.; Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov. ; Zastupovanie môže byť aj trvalé (t.j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania).; Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného. Analogicky daný používateľ môže mať viacerých zástupcov. ; Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t.j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného).; Notifikácie; Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu.; Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie.; Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu.; Systém musí umožňovať notifikovanie o definovaných udalostiach nielen spracovateľov, ale aj ich nadriadených.; Vyhľadávanie; Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (jeden atribút) alebo podľa zloženého filtra (viacero atribútov) za dodržania pravidla oprávnených prístupov.; Dokladovateľnosť; Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií nad spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu.; Integrácia; Systém musí byť plne integrovaný s bežne používanými kancelárskymi aplikáciami (textový a tabuľkový procesor).; Správa registratúry; Systém musí zabezpečovať automatické generovanie jednoznačných evidenčných čísel záznamov a spisov, umožňovať priraďovanie registratúrnych značiek, znakov hodnoty a lehoty uloženia v súlade s požiadavkami interných riadiacich noriem NCZI a pri zmene týchto noriem pružne reagovať na zmeny.; Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry.; Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku.; Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry.; Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka:- ročný zoznam spisov- zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov)- menný register .; Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov.; Systém musí podporovať presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roku do nového registratúrneho roka. Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu.; Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska.; Systém musí podporovať správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do RS lokácia spisov zmena lokácie spisu, výpožičky, nahliadnutie .; Systém musí umožniť presné zaznačenie uloženia spisov v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka).; Systém musí umožniť vytváranie reportov pre správcu registratúrneho strediska.; Systém musí umožňovať sledovanie umiestnenia vybavených spisov v rámci organizačných útvarov, príručnej registratúry a registratúrneho strediska.; Systém musí poskytovať nástroje na sledovanie znakov hodnoty a lehoty uloženia spisov.; Systém musí umožňovať automatizovaný presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska, vyraďovanie spisov a presun do archívu v súlade s požadovaným formátom MV SR pre elektronické žiadosti na vyradenie do štátneho archívu.; Podpora elektronickej komunikácie. ; Systém bude podporovať na úrovni integrácie elektronickú komunikáciu s modulmi ÚPVS.; Systém bude automaticky preberať doručené správy z elektronickej schránky úradu na ÚPVS a evidovať ich ako doručené registratúrne záznamy.; Systém bude ukladať dokumenty a prílohy elektronických podaní v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného registratúrneho záznamu.; Systém bude umožňovať kategorizáciu typov elektronických podaní a automatické smerovanie konkrétneho typu podania na vecne príslušný organizačný útvar, alebo priamo ku konkrétnemu používateľovi na základe konfigurácie daného typu podania.; Systém bude zabezpečovať vizualizácie elektronických formulárov do html a pdf formátu.; Pre potreby spracovania a vizualizácie obsahu elektronickej komunikácie bude mať systém implementovanú službu modulu MEF ÚPVS pre príjem registrovaných formulárových balíkov a ich zmien. ; Pre potreby vizualizácie a spracovania elektronických formulárov budú formulárové balíky ukladané v systéme v štruktúrovanej podobe. ; Systém bude podporovať využitie existujúceho elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ pre zasielanie elektronických úradných dokumentov.; Systém bude podporovať automatické vyplnenie elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ na základe údajov odoslaného registratúrneho záznamu a priloženie príloh, ktoré môžu byť podpísané zaručeným elektronickým podpisom.; Systém bude na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu centrálnej elektronickej podateľne poskytovať nasledovnú funkcionalitu:- podpísanie dokumentu/dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou,- informatívne overenie podpisov; - poskytnutie časovej pečiatky; Systém bude umožňovať spracovanie potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému registratúrnemu záznamu.; Na úrovni spracovania podpísaných elektronických podaní a elektronických úradných dokumentov bude systém umožňovať vyberanie a samostatné ukladanie čitateľných dokumentov zo súboru ZEP pre potreby ich ďalšieho spracovania a vizualizácie dokumentov.; V procese schvaľovania odoslaného registratúrneho záznamu bude systém umožňovať pred odoslaním podpisovanie elektronických úradných dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou.; Systém bude integrovaný na lokálnu podpisovú aplikáciu DSigner.; Systém bude poskytovať možnosť podpisovať zaručenou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty registratúrneho záznamu.; Systém bude úkony schválenia a podpísania dokumentov registratúrneho záznamu zaručenou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom automaticky ukladať do logov.; Systém bude umožňovať prednastavenie povinného schvaľovania a podpísania elektronického dokumentu na základe zadefinovaného druhu registratúrneho záznamu.; V súvislosti s doručovaním úradných dokumentov bude systém prostredníctvom modulu doručovania podporovať proces elektronického doručovania aj doručovania v listinnej forme. ; V súvislosti s elektronickým doručovaním elektronických úradných dokumentov bude systém na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu doručovania poskytovať nasledovnú funkcionalitu: - informačné doručovanie správ do elektronickej schránky ÚPVS- doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS- doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk- doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk s fikciou doručenia.; Systém bude schopný prijať potvrdenie o doručení alebo nedoručení správy do elektronickej schránky a zaevidovať ho v štruktúrovanej podobe.; Po zaevidovaní potvrdenia doručenia správy do elektronickej schránky ÚPVS systém automaticky zmení stav doručovania.; Po zaevidovaní správy o nedoručení úradného dokumentu do elektronickej schránky ÚPVS, systém automaticky zmení spôsob doručovania z elektronického na doručovanie listinnej forme.; Systém bude podporovať proces doručovania v listinnej forme. ; Systém bude integrovaný na službu ePodací hárok Slovenskej pošty spôsobom, že poskytne používateľovi vygenerovanie poštového podacieho hárka vo formáte xml. Používateľ si bude môcť daný xml súbor uložiť na disk a importovať ho na portál ePodací hárok. Výsledkom bude vytvorenie ePodacieho hárka z údajov v systéme bez potreby opätovného manuálneho zadávania.; Systém bude podporovať doručovanie e-mailom.; Systém bude umožňovať automatické generovanie poštového podacieho hárka cez službu ePodací hárok.; Systém bude automaticky evidovať stav doručovania zásielok cez službu ePodací hárok.; Systém bude podporovať proces pre osobné doručenie zásielky.; Systém bude umožňovať evidenciu vrátených zásielok.; Systém bude umožňovať evidovanie papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken.; Systém bude obsahovať funkcionalitu pre tvorbu a tlač vyplnených poštových podacích hárkov.; Súčasťou dodávky je zaškolenie správcu registratúry /max. 2 osoby/ a kľúčových používateľov /max. 10 osôb/.; Používateľská príručka /aj papierová, aj elektronická forma/

Technická špecifikácia textová

Technická špecifikácia číselná

Technické vlastnosti: Implementácia IS správa registratúry s integráciou na ÚPVS, Jednotka: ks, Minimum: , Maximum: , Presná hodnota: 1

Zoznam uzavretých zmlúv ku obstarávaniu

Ak je viac zmlúv ku jednému obstarávaniu platí nasledovné: V prípade, že sumy na jednotlivých zmluvách sa zhodujú navzájom a aj s celkovou sumou za obstarávanie, s najväčšou pravdepodobnosťou sa v čase uverejnenia ešte nevedelo presné rozdelenie súm pre jednotlivých dodávateľov, alebo sú zle vyplnené vo vestníku.
Dodávateľ Spomedzi uchádzačov Suma kontraktu DPH Mena Dátum uzavretia kontraktu Detaily
DWC Slovakia a.s. 2 147 000,00 20% EUR 21. Apríl 2017 136092

Zoznam dokumentov ku obstarávaniu

Všetky dokumenty sú spárované podla čísla obstarávania z portálu UVO. V prípade, že sa jedná o rozdelené obstarávanie, môžu byť zobrazené všetky súvisiace dokumenty.
Žiadne dokumenty neboli nájdené!

Zoznam výsledkov obstarávaní

Pozor! Konečná suma je vypočítaná ako celková hodnota uzavretých zmlúv (po odpočítaní DPH) v rámci obstarávania. Ak nie sú správne vyplnené jednotlivé sumy, či DPH ku zmluvám vo vestníku, celková suma a aj pomer v % bude nesprávny. Všetky výpočty sú len informatívne.
Názov obstarávania Obstarávateľ Odhadovaná suma (Bez DPH) Konečná suma (Bez DPH) Zaplatené Mena Rok Typ EU fondy Počet zmlúv Úspešné

Zoznam vyhlásených obstarávaní

Názov obstarávania Obstarávateľ Suma obstarávania Suma obstarávania_hidden Mena Dátum zverejnenia Lehota na predkladanie ponúk EU fondy DT_hidden Lehota_hidden

Vyhľadávač v dokumentoch obstarávania

Vyhľadávač poskytuje full-text vyhľadávanie v dokumentoch, ktoré boli priložené ku aktuálnemu obstarávaniu. Z dôvodu kolísavej kvality vstupných dokumentov za správnosť údajov strojového spracovania neručíme. V prípade rámcovej zmluvy, či rozdeleného obstarávania môže jeden dokument patriť viacerým obstarávaniam.

Vyhľadávač v dokumentoch obstarávania je prémiová funkcia dostupná pri podpore 8 a viac eur mesačne na portáli Patreon. V prípade, že už ste podporovateľ, prihláste sa a funkcia sa vám odomkne.