Implementácia automatizovanej správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka); Všeobecné požiadavky; Systém bude budovaný na báze už existujúceho produktu Fabasoft eGov-Suite pre právnický subjekt s počtom používateľov do 260.; Každý dokument v systéme bude implementovaný ako určitý objekt. Tento objekt bude obsahovať popisné údaje (metadáta - napr. názov dokumentu, dátum vzniku) a samotný obsah (napr. zoskenovaný obraz papierového dokumentu - súbor typu PDF).; Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru (napr. pre definovanie aktérov schvaľovania), zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu.; Používateľské prostredie pre prácu so systémom musí byť riešené prostredníctvom web rozhrania.; Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry.; Systém musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov).; Systém musí umožňovať vkladanie informácií z emailu priamo do štruktúry dokumentov v správe registratúry.; Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka.; Systém musí umožňovať nastavenie individuálnych alebo skupinových prístupových práv.; Systém musí podporovať tzv. Single Sign On, t.j. overovanie používateľa voči Active Directory.; Systém musí poskytovať flexibilný nástroj na evidovanie a aktualizovanie údajov organizačnej štruktúre NCZI, o zamestnancoch, ich pracovných pozíciách a organizačných útvaroch.; Súlad s legislatívou a európskymi štandardmi; Riešenie musí byť implementované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela.; Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 628/2002 Z. z.; Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 410/2015 Z.z.; Riešenie musí byť implementované v súlade s ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi, najmä zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon na ochranu osobných údajov a i. a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela.; Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“.; Správa registratúrnych záznamov a spisov musí byť v súlade s platným registratúrnym poriadkom organizácie.; Záznamy; Systém musí podporovať automatický obeh záznamov v elektronickej forme.; Systém musí umožňovať automatizované evidovanie registratúrnych záznamov z doručených mailov vrátane všetkých príloh (bez viacnásobného pridelenia registratúrneho čísla jednotlivým prílohám).; V procese tvorby odosielaných záznamov musí systém podporovať využitie preddefinovaných šablón.; Obsah záznamov musí byť možné vytárať prostredníctvom textového editora MS Word (kvôli kontrole pravopisu).; Systém musí umožňovať pružne meniť definície šablón vo vlastnej réžii NCZI na úrovni aplikačného správcu.; Systém musí umožňovať výber adresáta z databázy kontaktov. Systém musí umožňovať implementovať kontakty z excelu.; Systém musí umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu.; Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie na org. útvar, pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede, schválenie a odoslanie.; Systém musí umožňovať elektronické parafovanie dokumentov v rámci interných procesov spracovania dokumentu – napr. Schválenie, Zamietnutie a pod.; Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre konkrétny druh záznamu alebo službu.; Systém musí zabezpečovať automatizáciu rutinných činností v súvislosti so spracovaním registratúrnej agendy – t.j. pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi.; Systém musí umožniť, aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu. Systém umožní kópiu záznamu vložiť ako elektronický dokument do ďalších spisov avšak s uvedením správneho uloženia originálu.; Systém musí umožňovať sledovanie procesov a lehôt pre vybavenie podania.; Systém musí umožniť stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok. Záznam bude označený ako zrušený, systém nepovolí výmaz záznamu.; Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok (hromadné tlačenie obálok), interných a externých rozdeľovníkov.; Systém musí podporovať elektronický obeh záznamov – schvaľovanie, podpisovanie, zaslanie na vedomie, vrátenie na dopracovanie, vyžiadanie stanoviska.; Elektronické procesy musia byť konfigurovateľné podľa typu záznamu.; Spisy; Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrnom poriadku organizácie.; Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po archiváciu/zničenie.; Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky.; Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov.; Systém musí umožňovať združovanie súvisiacich alebo nadväzných spisov do spisových zväzkov.; Systém musí podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku.; Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho plánu.; Systém musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu.; Systém musí umožniť delimitáciu spisu.; Práca s dokumentmi; Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov.; Systém musí podporovať funkciu Drag&Drop pri importe dokumentov.; Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty.; Tlačové zostavy a reporty; Systém musí umožniť automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme, evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry.; Systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry – možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov spisové obaly zostava pre presun spisov do RS, zostavy pre vyraďovanie.; Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku.; Spisové obaly musia byť vytvárané prostredníctvom preddefinovanej šablóny.; Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolingové účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov).; Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie.; Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu .; Zastupovanie; Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov.; Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov. ; Zastupovanie môže byť aj trvalé (t.j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania).; Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného. Analogicky daný používateľ môže mať viacerých zástupcov. ; Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t.j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného).; Notifikácie; Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu.; Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie.; Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu.; Systém musí umožňovať notifikovanie o definovaných udalostiach nielen spracovateľov, ale aj ich nadriadených.; Vyhľadávanie; Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (jeden atribút) alebo podľa zloženého filtra (viacero atribútov) za dodržania pravidla oprávnených prístupov.; Dokladovateľnosť; Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií nad spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu.; Integrácia; Systém musí byť plne integrovaný s bežne používanými kancelárskymi aplikáciami (textový a tabuľkový procesor).; Správa registratúry; Systém musí zabezpečovať automatické generovanie jednoznačných evidenčných čísel záznamov a spisov, umožňovať priraďovanie registratúrnych značiek, znakov hodnoty a lehoty uloženia v súlade s požiadavkami interných riadiacich noriem NCZI a pri zmene týchto noriem pružne reagovať na zmeny.; Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry.; Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku.; Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry.; Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka:- ročný zoznam spisov- zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov)- menný register .; Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov.; Systém musí podporovať presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roku do nového registratúrneho roka. Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu.; Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska.; Systém musí podporovať správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do RS lokácia spisov zmena lokácie spisu, výpožičky, nahliadnutie .; Systém musí umožniť presné zaznačenie uloženia spisov v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka).; Systém musí umožniť vytváranie reportov pre správcu registratúrneho strediska.; Systém musí umožňovať sledovanie umiestnenia vybavených spisov v rámci organizačných útvarov, príručnej registratúry a registratúrneho strediska.; Systém musí poskytovať nástroje na sledovanie znakov hodnoty a lehoty uloženia spisov.; Systém musí umožňovať automatizovaný presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska, vyraďovanie spisov a presun do archívu v súlade s požadovaným formátom MV SR pre elektronické žiadosti na vyradenie do štátneho archívu.; Podpora elektronickej komunikácie. ; Systém bude podporovať na úrovni integrácie elektronickú komunikáciu s modulmi ÚPVS.; Systém bude automaticky preberať doručené správy z elektronickej schránky úradu na ÚPVS a evidovať ich ako doručené registratúrne záznamy.; Systém bude ukladať dokumenty a prílohy elektronických podaní v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného registratúrneho záznamu.; Systém bude umožňovať kategorizáciu typov elektronických podaní a automatické smerovanie konkrétneho typu podania na vecne príslušný organizačný útvar, alebo priamo ku konkrétnemu používateľovi na základe konfigurácie daného typu podania.; Systém bude zabezpečovať vizualizácie elektronických formulárov do html a pdf formátu.; Pre potreby spracovania a vizualizácie obsahu elektronickej komunikácie bude mať systém implementovanú službu modulu MEF ÚPVS pre príjem registrovaných formulárových balíkov a ich zmien. ; Pre potreby vizualizácie a spracovania elektronických formulárov budú formulárové balíky ukladané v systéme v štruktúrovanej podobe. ; Systém bude podporovať využitie existujúceho elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ pre zasielanie elektronických úradných dokumentov.; Systém bude podporovať automatické vyplnenie elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ na základe údajov odoslaného registratúrneho záznamu a priloženie príloh, ktoré môžu byť podpísané zaručeným elektronickým podpisom.; Systém bude na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu centrálnej elektronickej podateľne poskytovať nasledovnú funkcionalitu:- podpísanie dokumentu/dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou,- informatívne overenie podpisov; - poskytnutie časovej pečiatky; Systém bude umožňovať spracovanie potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému registratúrnemu záznamu.; Na úrovni spracovania podpísaných elektronických podaní a elektronických úradných dokumentov bude systém umožňovať vyberanie a samostatné ukladanie čitateľných dokumentov zo súboru ZEP pre potreby ich ďalšieho spracovania a vizualizácie dokumentov.; V procese schvaľovania odoslaného registratúrneho záznamu bude systém umožňovať pred odoslaním podpisovanie elektronických úradných dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou.; Systém bude integrovaný na lokálnu podpisovú aplikáciu DSigner.; Systém bude poskytovať možnosť podpisovať zaručenou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty registratúrneho záznamu.; Systém bude úkony schválenia a podpísania dokumentov registratúrneho záznamu zaručenou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom automaticky ukladať do logov.; Systém bude umožňovať prednastavenie povinného schvaľovania a podpísania elektronického dokumentu na základe zadefinovaného druhu registratúrneho záznamu.; V súvislosti s doručovaním úradných dokumentov bude systém prostredníctvom modulu doručovania podporovať proces elektronického doručovania aj doručovania v listinnej forme. ; V súvislosti s elektronickým doručovaním elektronických úradných dokumentov bude systém na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu doručovania poskytovať nasledovnú funkcionalitu: - informačné doručovanie správ do elektronickej schránky ÚPVS- doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS- doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk- doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk s fikciou doručenia.; Systém bude schopný prijať potvrdenie o doručení alebo nedoručení správy do elektronickej schránky a zaevidovať ho v štruktúrovanej podobe.; Po zaevidovaní potvrdenia doručenia správy do elektronickej schránky ÚPVS systém automaticky zmení stav doručovania.; Po zaevidovaní správy o nedoručení úradného dokumentu do elektronickej schránky ÚPVS, systém automaticky zmení spôsob doručovania z elektronického na doručovanie listinnej forme.; Systém bude podporovať proces doručovania v listinnej forme. ; Systém bude integrovaný na službu ePodací hárok Slovenskej pošty spôsobom, že poskytne používateľovi vygenerovanie poštového podacieho hárka vo formáte xml. Používateľ si bude môcť daný xml súbor uložiť na disk a importovať ho na portál ePodací hárok. Výsledkom bude vytvorenie ePodacieho hárka z údajov v systéme bez potreby opätovného manuálneho zadávania.; Systém bude podporovať doručovanie e-mailom.; Systém bude umožňovať automatické generovanie poštového podacieho hárka cez službu ePodací hárok.; Systém bude automaticky evidovať stav doručovania zásielok cez službu ePodací hárok.; Systém bude podporovať proces pre osobné doručenie zásielky.; Systém bude umožňovať evidenciu vrátených zásielok.; Systém bude umožňovať evidovanie papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken.; Systém bude obsahovať funkcionalitu pre tvorbu a tlač vyplnených poštových podacích hárkov.; Súčasťou dodávky je zaškolenie správcu registratúry /max. 2 osoby/ a kľúčových používateľov /max. 10 osôb/.; Používateľská príručka /aj papierová, aj elektronická forma/
Technické vlastnosti: Implementácia IS správa registratúry s integráciou na ÚPVS, Jednotka: ks, Minimum: , Maximum: , Presná hodnota: 1
Dodávateľ | Spomedzi uchádzačov | Suma kontraktu | DPH | Mena | Dátum uzavretia kontraktu | Detaily |
---|---|---|---|---|---|---|
DWC Slovakia a.s. | 2 | 147 000,00 | 20% | EUR | 21. Apríl 2017 |
Názov obstarávania | Obstarávateľ | Odhadovaná suma (Bez DPH) | Konečná suma (Bez DPH) | Zaplatené | Mena | Rok | Typ | EU fondy | Počet zmlúv | Úspešné |
---|
Názov obstarávania | Obstarávateľ | Suma obstarávania | Suma obstarávania_hidden | Mena | Dátum zverejnenia | Lehota na predkladanie ponúk | EU fondy | DT_hidden | Lehota_hidden |
---|
Vyhľadávač v dokumentoch obstarávania je prémiová funkcia dostupná pri podpore 8 a viac eur mesačne na portáli Patreon. V prípade, že už ste podporovateľ, prihláste sa a funkcia sa vám odomkne.