Zabezpečenie leteckých dopravných služieb

Detaily obstarávania

Zdroj:

EKS

Obstarávateľ:

Ekonomická univerzita v Bratislave

Typ obstarávania:

Služby

EU fondy:

Neuvedené

Odhadovaná suma(Bez DPH):

166 000,00

Mena:

EUR

Hlavný CPV kód:

60410000-5

Elektronická aukcia:

Áno

Rámcová dohoda:

Neuvedené

Postup:

Elektronické trhovisko

Dátum vyhlásenia:

26. Jún 2024

Lehota na predkladanie ponúk:

8. Júl 2024

Dátum otvárania ponúk:

8. Júl 2024

Ponuka musí platiť do:

Dátum neuvedený

Miesto otvárania ponúk:

Ďalšie info ku otváraniu ponúk:

Elektronické objednanie:

Áno

Elektronická fakturácia:

Neuvedené

Elektronické platby:

Neuvedené

Ponuky vyhodnotené podľa

Kritérium:

• 100 % Cena bez DPH; výhodnejšia hodnota: Menšia

Opis obstarávania

Funkcie:

- Zabezpečenie leteniek a služieb súvisiacich s prepravou osôb na základe samostatných písomných (e-mailových) objednávok objednávateľa pri akceptácii ITIC preukazov a z toho vyplývajúcich výhod.

Názov Položky:  1. Zabezpečenie leteckých dopravných služieb

Technicke Vlastnosti:

- Technicke Vlastnosti: 1. Odplata za sprostredkovanie poskytnutia jednej spiatočnej/jednosmernej letenky do Európy

Hodnota/Charakteristika: predpokladaný počet leteniek 203

Doplňujúce informácie

1. Vzorec výpočtu zmluvnej ceny podľa technickej špecifikácie predmetu zákazky: (odplata za sprostredkovanie poskytnutia jednej spiatočnej letenky do Európy v € krát 203ks) plus (odplata za sprostredkovanie poskytnutia jednej spiatočnej letenky mimo Európy v € krát 111 ks) plus 166 000,-€

Suma 166 000,- € je pevne stanovená objednávateľom na nákup leteniek a nie je predmetom súťaže. Ku tejto sume budú dodávateľom pripočítané odplaty za sprostredkovanie podľa vzorca vyššie.

Vysvetlenie pre uchádzačov: Ak ponúknutá cena bude nižšia ako 166 000,-€, dodávateľ ponúka letenku so zápornou odplatou za sprostredkovanie letenky, ktorá sa odráta z aktuálnej ceny letenky medzinárodného rezervačného systému leteniek ( Amadeus, Galileo alebo ekvivalentný ) prípadne online rezervačného systému priamo leteckej spoločnosti poskytujúcej let. Upozorňujeme na nutnosť dôkladného naštudovania vzorca uchádzačom. Takisto odporúčame dosadiť si ponúknutú cenu do vzorca aby uchádzač videl svoju maržu z ponukovej ceny a dokázal aj reálne letenky dodať s týmito maržami.

NAPRÍKLAD 1: ponuková cena uchádzača 166 628 € =  314 ks leteniek (203 leteniek do Európy + 111 leteniek mimo Európy) krát (odplata za sprostredkovanie každej letenky = 2 €)  + 166 000 €

NAPRÍKLAD 2: ponuková cena uchádzača 165 372 € =  314 ks leteniek (203 leteniek do Európy + 111 leteniek mimo Európy) krát (odplata za sprostredkovanie každej letenky = -2 €)  + 166 000 €. V tomto prípade by dodávateľ musel dodať každú letenku o 2 € lacnejšie oproti cene z medzinárodného rezervačného systému leteniek ( Amadeus, Galileo alebo ekvivalentný ) prípadne online rezervačného systému priamo leteckej spoločnosti poskytujúcej let.

2. Účelom rámcovej dohody je  zabezpečiť jednosmernú alebo spiatočnú alebo vnútroštátnu leteckú prepravu zamestnancov objednávateľa a osôb určených objednávateľom pri zahraničných  a tuzemských pracovných cestách pravdepodobne z Košíc, Bratislavy, Viedne, Budapešti, Prahy alebo Katowíc.

3. V odplate za sprostredkovanie  poskytnutia jednej  spiatočnej/jednosmernej letenky musia byť  dodávateľom zahrnuté minimálne tieto služby:

a) vybrať v súlade s požiadavkou objednávateľa  optimálne a ekonomicky  najvýhodnejšie letecké spojenie

b) predložiť ponuku  na vybrané letecké spojenie uvedené v písmene a) tohto bodu

c) zabezpečiť na základe a v súlade s objednávkou dostupnú/dostupné letenky/letenku na vybrané letecké spojenie uvedené v bode a) tohto bodu rámcovej dohody  a doručiť ju/ich elektronickou poštou v súlade s touto rámcovou dohodou

d) poskytovať objednávateľovi nepretržité asistenčné služby, v nasledovnom rozsahu:

- kontaktná telefónna linka 24 hodín denne

- predcestovná technická  a administratívna asistencia, a to najmä zmena rezervácie cestujúceho, zaobstaranie náhradnej letenky, ak osoba, na ktorú je vystavená letenka, nemohla nastúpiť na pôvodne objednaný let z dôvodov na strane objednávateľa, dodávateľa, alebo leteckého prepravcu, alebo z  dôvodu mimoriadnej, nepredvídateľnej a neodvrátiteľnej udalosti (napr. pandémie, epidémie, prírodné katastrofy a vojnové stavy) asistencia na mieste a asistencia po zrealizovaní cesty

- zabezpečenie komunikácie s prepravcom a vyžiadanie vrátenie plnej ceny za dopravné služby výlučne vo finančnej podobe v prípade zrušenia cesty zo strany dopravcu alebo  z dôvodu mimoriadnej, nepredvídateľnej a neodvrátiteľnej udalosti (napr. pandémie, epidémie, prírodné katastrofy a vojnové stavy). Forma poukazu ako náhrada za dopravné služby nebude akceptovaná

- zabezpečenie komunikácie s dopravcom vo veci zmeny alebo úpravy letenky podľa požiadaviek objednávateľa a zrealizovanie zmeny letenky  podľa požiadaviek objednávateľa

- pomoc a súčinnosť  pri riešení reklamácií súvisiacich s leteckou prepravou

e) poskytnúť objednávateľovi informačné služby vo forme informácie:

- o presnom  časovom pláne a geografickom pláne cesty, a to dátum a miesto požadovaného odletu a príletu s uvedením prípadných (objednávateľom odsúhlasených) prestupov a dĺžky letu

- o dodatočných údajoch a dokumentoch požadovaných zo strany leteckej spoločnosti súvisiacich s požiadavkou objednávateľa

- o štruktúre ceny letenky vrátane letiskových poplatkov a ostatných povinných poplatkov

- o možnostiach zmeny alebo úpravy letenky, zabezpečenie zmeny letenky podľa požiadaviek objednávateľa

- o leteckej spoločnosti

- o povolenej váhe a rozmeroch podpalubnej a príručnej batožiny, ktorú môže zamestnanec objednávateľa  a osoby určené objednávateľom prenášať pri tomto lete

4. Cena za leteckú prepravu je cena uvedená v ponuke dodávateľa.

5. Cena za leteckú prepravu podľa bodu 4. je celkovou cenou a konečnou cenou za leteckú prepravu špecifikovanú v objednávke  a zahrňuje všetky poplatky a finančné plnenia súvisiace s leteckou prepravou a plnením predmetu rámcovej dohody, a to najmä cenu letenky, náklady na letiskové poplatky, náklady na palivové poplatky, náklady na vystavenie  a doručenie letenky, náklady na rezerváciu letenky, sprostredkovateľské poplatky, poplatky za batožinu ako príručnú tak aj do podpalubia, poplatok za check in, prípadne iné poplatky, ktoré sa viažu na príslušnú leteckú prepravu.  Cena za asistenčné

služby uvedené v bode 3. písm. d) a cena za informačné služby uvedené v bode 3. písm. e) a sú súčasťou ceny  za leteckú prepravu uvedenú v bode 4. a dodávateľ si nemôže účtovať žiadnu ďalšiu odplatu za tieto služby.

6. Cena poskytnutá dodávateľom v jeho ponuke musí zohľadňovať všetky relevantné reklamné a marketingové akcie, výhody vernostných programov a výhod, ktoré ponúkajú letecké spoločnosti, pričom tieto výhody sú viazané na objednávateľa, a nie na prepravovanú osobu. Dodávateľ je povinný oznámiť a poskytnúť objednávateľovi všetky výhody, bonusy, ktoré poskytujú letecké spoločnosti z dôvodu plnenia predmetu rámcovej dohody pri objednanej leteckej preprave alebo pri budúcej leteckej preprave.

7. Dodávateľ vystaví faktúru za doručenú letenku objednávateľovi najskôr nasledujúci pracovný deň po dodaní letenky a doručí ju v listinnej forme na adresu objednávateľa najskôr nasledujúci pracovný deň po jej vystavení. Dodávateľ k faktúre pripojí špecifikáciu účtovanej ceny a jednu kópiu objednávky, pričom faktúra musí obsahovať všetky náležitosti daňového dokladu podľa všeobecne záväzných právnych predpisov.

8. V prípade, že faktúra nebude obsahovať  stanovené záležitosti, alebo v nej nebudú uvedené správne údaje podľa rámcovej dohody, je objednávateľ oprávnený faktúru vrátiť dodávateľovi v lehote desiatich pracovných dní odo dňa jej doručenia objednávateľovi. V tomto prípade sa preruší plynutie lehoty splatnosti a nová lehota splatnosti faktúry začne plynúť dňom doručenia  opravenej faktúry.

9. Lehoty splatnosti faktúry je 30 dní odo dňa jej doručenia objednávateľovi. Platby za poskytnuté plnenia budú realizované objednávateľom bezhotovostným stykom pričom objednávateľ neposkytuje žiadne preddavky ani zálohy.

10. Objednávateľ vystaví požiadavku na predloženie ponuky na zabezpečenie letenky  v slovenskom jazyku  a zasiela  prostredníctvom e-mailu na adresu dodávateľa minimálne 2 kalendárne dni pred plánovaným odletom.  Minimálne náležitosti požiadavky sú:

a) názov a sídlo objednávateľa,

b) číslo telefónu, e-mailová adresa objednávateľa,

c) počet leteniek,

d) označenie miesta odletu a miesta príletu,

f) informácia o tom, či ide o jednosmernú letenku alebo spiatočnú letenku,

g) najskorší a najneskorší možný čas a dátum odletu a najskorší a najneskorší možný čas a dátum príletu,

h) maximálny čas trvania letu,

i) dátum a čas vystavenia požiadavky,

j) súvisiace služby a údaje potrebné na vypracovanie ponúk a plnenie predmetu rámcovej dohody

11. Objednávateľ doručí dodávateľovi  e-mailovú požiadavku na zabezpečenie letenky s obsahom podľa bodu 10.Vyžiadanie ponúk na konkrétne letenky bude prebiehať počas pracovných dní v čase od 8:00 hod. do 15:00 hod. formou elektronickej požiadavky. Dodávateľ je povinný monitorovať 24 hodín denne emailovú adresu, na ktorú mu objednávateľ doručuje požiadavku na predkladanie ponúk.

12. Lehota na predloženie relevantných ponúk podľa požiadavky objednávateľa dodávateľom je maximálne 2 hodiny od odoslania požiadavky objednávateľom. K ponuke predloží dodávateľ print screen obrazovky z medzinárodného rezervačného systému leteniek ( Amadeus, Galileo alebo ekvivalentný ) prípadne online rezervačného systému priamo leteckej spoločnosti poskytujúcej let alebo obrazovky nízkonákladovej leteckej spoločnosti poskytujúcej let.

Dodávateľ je pred predložením ponuky povinný vziať do úvahy všetko, čo je nevyhnutné na úplné a riadne plnenie  objednávky, pričom do svojich cien zahrnie všetky náklady  spojené s plnením objednávky.

13. Objednávateľ porovná cenu letenky so zaslaným print screenom obrazovky z medzinárodného rezervačného systému prípadne online rezervačného systému priamo leteckej spoločnosti poskytujúcej let. Dodávateľom ponúknutá cena sa musí rovnať Odplate za sprostredkovanie podľa vzorca + cena letenky z medzinárodného rezervačného systému leteniek/ prípadne online rezervačného systému leteckej spoločnosti poskytujúcej let.

14. Objednávateľ vyhodnotí prijaté ponuky z hľadiska hospodárnosti a efektívnosti s prihliadnutím na splnenie termínu a účelu pracovnej cesty.

15. Objednávateľ potvrdí dodávateľovi najvýhodnejšiu ponuku a zašle dodávateľovi záväznú objednávku najneskôr do dvoch hodín od prijatia najvýhodnejšej ponuky, alebo obratom pri nízkonákladových leteckých spoločnostiach.

 Dodávateľ potvrdí prijatie objednávky oznámením tejto skutočnosti na e-mailovú adresu objednávateľa do 1 hodiny od jej odoslania objednávateľom.

16. Dodávateľ sa zaväzuje doručiť  objednané letenky v elektronickej forme objednávateľovi najneskôr do 2 hodín od doručenia objednávky dodávateľovi elektronicky. Dodávateľ je povinný doručiť letenku/ky spolu so všetkými dokladmi, ktoré sa k letenke vydávajú. Prevzatie letenky  a súlad prevzatej letenky s objednávkou potvrdí osoba poverená na prevzatie letenky uvedená v objednávke.

Ak objednávateľ požiada objednávkou o vystavenie rezervácie s garanciou ponuky dodávateľa, dodávateľ je povinný rezervovať letenku a dodržať svoju ponuku v dobe maximálne povolenej prepravcom.

Rezervácia musí obsahovať: meno cestujúceho, destináciu, leteckú spoločnosť, cenu, dátum a čas odletu a príletu, hmotnosť v kg a druh batožiny, t.j. príručná alebo batožina do podpalubia.

17. Ak dodávateľ  doručí objednávateľovi chybnú letenku (napr. na letenke budú uvedené nesprávne alebo neúplné informácie alebo údaje) alebo letenky, ktorá bude v rozpore s objednávkou, alebo letenka bude doručená objednávateľovi oneskorene, objednávateľ je oprávnený ju odmietnuť a dodávateľ je povinný bezodkladne doručiť objednávateľovi upravenú letenku v dodatočnej lehote tak, aby nebol ohrozený prílet alebo odlet podľa objednávky. Týmto nie je dotknuté právo objednávateľa na náhradu škody alebo zmluvnú pokutu podľa rámcovej dohody a platných právnych predpisov.

18. Objednávateľ je oprávnený bezplatne zmeniť/stornovať potvrdenú rezerváciu (zmena osoby cestujúceho, termínu, alebo trasy letu) na základe telefonickej požiadavky, zaslanej aj v elektronickej podobe e-mailom dodávateľovi až do dňa vystavenia letenky. Zmenu/stornovanie rezervácie potvrdí dodávateľ objednávateľovi pri telefonickej požiadavke obratom, pri elektronickej komunikácii do 60 minút od doručenia požiadavky na zmenu, resp. stornovanie. Účtovanie storno poplatkov pri zmene/stornovaní už vystavenej letenky je prípustné len do výšky poplatku vyberaného leteckou spoločnosťou.

19. Ak dodávateľ nedoručí letenku osobe poverenej na prevzatie letenky ani v čase potrebnom na letiskové odbavenie a spôsobí tým zmeškanie odletu cestujúceho, objednávateľ má právo na plnú náhradu ceny letenky a náhradu škody, ktorá tým bola objednávateľovi spôsobená.

20. V prípade nedodržania termínu a času doručenia letenky  podľa objednávky objednávateľa, dodávateľ je povinný zaplatiť objednávateľovi zmluvnú pokutu vo výške 0,05 % z ceny oneskorene dodanej letenky za každú aj začatú hodinu oneskorenia.

21. Ak sa na dodávateľa  vzťahuje povinnosť byť zapísaný v registri partnerov verejného sektora, dodávateľ je v súlade §4 zákona č. 315/2016 Z.z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 38/2017 Z.z. povinný byť zapísaný v registri partnerov verejného sektora aspoň po dobu trvania rámcovej dohody.

22. Dodávateľ sa zaväzuje pri plnení rámcovej dohody používať iba takých subdodávateľov, ktorí sú riadne zapísaní v registri partnerov verejného sektora, ak sa na nich takáto povinnosť vzťahuje.

23. Komunikácia medzi objednávateľom a dodávateľom  prebieha výlučne v slovenskom jazyku. Účastníci rámcovej dohody pri plnení rámcovej dohody  komunikujú prostredníctvom elektronickej pošty alebo na to určených osobitných telefonických kontaktov. Objednávateľ a dodávateľ  elektronickou poštou oznámia meno a priezvisko, emailovú  adresu a telefonický kontakt osôb, prostredníctvom ktorých budú účastníci dohody komunikovať a to  najneskôr do 3 pracovných dní od uzatvorenia rámcovej  dohody.

Účastníci dohody sú povinní elektronickou poštou oznámiť si zmenu  údajov uvedených v tomto bode bezodkladne najneskôr,  do 3 dní od vtedy, čo nastala zmena údajov. Zmena údajov je účinná voči  druhému účastníkovi dohody dňom jej oznámenia.

24. Revízia ceny:

a) Ak objednávateľ v čase 1h od predloženia ponúk od dodávateľa nájde na verejne prístupných rezervačných portáloch a predloží dodávateľovi cenovo výhodnejšiu vyhovujúcu letenku vrátane aj nízkonákladových leteckých spoločností ( podporí dôkazne odkazom na link alebo printscreenom obrazovky) ako predložené ponuky od dodávateľa, dodávateľ sa zaväzuje poskytnúť letenku za maximálne takú istú sumu ako je cena letenky, ktorú objednávateľ odoslal dodávateľovi ako dôkaz letenky s nižšou cenou na trhu (revízia ceny).

Letenka zaslaná dodávateľovi ako revízia ceny musí spĺňať tie isté parametre aké vyžadoval objednávateľ od dodávateľa pri zadávaní konkrétnej požiadavky na letenku/y,

25. Požaduje sa predložiť podrobný aktualizovaný rozpočet do 3 dní od uzavretia Rámcovej dohody s vyčíslením jednotlivých odplát za sprostredkovanie ( Európa a mimo Európy ) podľa vzorca uvedeného v bode 1.

26. Nedodržanie akejkoľvek podmienky a požiadavky objednávateľa uvedenej v opise predmetu zmluvy sa považuje za podstatné porušenie zmluvných podmienok. V takom prípade je objednávateľ oprávnený od rámcovej dohody  odstúpiť. Dňom doručenia oznámenia o odstúpení bude rámcová dohoda považovaná za ukončenú.

27. Zmluva má charakter rámcovej dohody, t.j. celkové počty leteniek, ktoré sú uvedené v predmete zmluvy sú predpokladané  a nezáväzné. Objednávateľ si vyhradzuje právo objednať menší alebo väčší  rozsah počtu leteniek  v závislosti  od svojich potrieb, za predpokladu, že nedôjde k prekročeniu zmluvnej ceny. Dodávateľ akceptuje, že právo požadovať uzatvorenie čiastkovej zmluvy (objednávky) má len objednávateľ.

28. Zmluvné strany sa dohodli, že skutočné miesto odletu a/alebo príletu môže byť odlišné od miesta odletu a/alebo príletu  uvedeného v predmete tejto zmluvy/dohody. Za tým účelom objednávateľ je oprávnený požadovať a dodávateľ povinný dodať  letenku s iným miestom odletu a/alebo iným miestom príletu, než je uvedené v tejto rámcovej dohode.

29. Rámcová dohoda sa uzatvára na 12 mesiacov od nadobudnutia účinnosti rámcovej dohody/zmluvy, resp. do vyčerpania celkovej ceny predmetu zmluvy/dohody, podľa toho, ktorá z uvedených skutočností nastane skôr.

30.Ak je Dodávateľ identifikovaný pre DPH v inom členskom štáte EÚ alebo je zahraničnou osobou z tretieho štátu a miesto dodania služby je v SR, tento Dodávateľ nebude pri plnení Zmluvy fakturovať DPH. Vo svojej Kontraktačnej ponuke však musí uviesť príslušnú sadzbu a výšku DPH podľa zákona č. 222/2004 Z.z. a cenu vrátane DPH. Objednávateľ nie je zdaniteľnou osobou a v tomto prípade je/bude registrovaný pre DPH podľa § 7 a/alebo § 7a zákona č. 222/2004 Z.z. a bude povinný odviesť DPH v SR podľa zákona č. 222/2004 Z.z..

31. Táto zmluva môže  zaniknúť pred uplynutím dohodnutej doby kedykoľvek  písomným oznámením druhej zmluvnej strane.  Odstúpenie sa stane účinným dňom doručenia  oznámenia druhej zmluvnej strane.